Eine Rechnung richtig schreiben

Kardinalfehler und wie sie sich vermeiden lassen

Das kommt öfters vor als gedacht: Etlichen Firmen unterlaufen formelle und inhaltliche Fehler beim Erstellen der Rechnung. Diese Mängel können teuer werden. Deshalb empfehlen wir auf diese Punkte zu achten:

Pflichtangaben einhalten

Dass Rechnungen schreiben Sorgfalt benötigt, weiß Maschinenbauer Frank S. Der Inhaber von eines mittelständischen Betriebes mit 15 Mitarbeitern hat bei der Steuerprüfung Lehrgeld bezahlt. Grund: Fehlerhafte Rechnungen. Laut Umsatzsteuergesetzes (UStG, Artikel 14) müssen auf einer Rechnung bestimmte Angaben stehen. Zu diesen zählen Steuer- und Rechnungsnummer, Netto- sowie Bruttobetrag. Wer hier nachlässig ist, dem drohen Konsequenzen. Der Empfänger bekommt keine Vorsteuer erstattet, der Rechnungssteller zahlt unnötige Umsatzsteuern. Besonders unangenehm für die Kunden, sie müssen dann mit bis zu 19 Prozent höheren Kosten rechnen.

Kopieren vermeiden

Für das Stellen der Rechnung ist im Maschinenbaubetrieb der Buchhalter zuständig. Um sich Arbeit zu sparen, nutzt er alte Rechnungen als Vorlage. Dabei schleichen sich fehlerhafte Positionen, wie falsche Leistungszeiträume oder Beträge, ein. Auch passiert es ab und zu, dass sie Tippfehler überträgt. Diese Fehler sind zwar verzeihlich, solange die Pflichtangaben eindeutig erkennbar sind. Ärgerlich ist es, wenn der Buchhalter fehlerhaft kopierte Rechnungen und diese an Kunden schickt. Im Idealfall hagelt es sofort Reklamationen. Im dümmsten Fall findet der Finanzamt-Prüfer sie Jahre später.

Rechnungen korrigieren

Fakt ist: Rechnungssteller sind verpflichtet, Fehler zu korrigieren. Dabei stornieren sie die alte Rechnung und kennzeichnen diese als Storno oder Korrektur. Die neue, fehlerlose erhält eine eigene Rechnungsnummer. Jedoch mit einem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung. Der Zusammenhang zum alten Dokument muss deutlich sichtbar sein. Es empfiehlt sich eine Rechnungssoftware oder Vorlagen zu nutzen. Das senkt das Fehlerrisiko.

Rechtzeitige Prüfung

Nicht selten fallen falsche Rechnungen erst nach Jahren auf. Meistens finden Betriebsprüfer die Mängel. Rechnungen einfach abzuheften, reicht daher nicht. Das Problem: Kontrolle findet oft keinen Platz im hektischen Arbeitsalltag. Betriebe verschenken hohe Summen, weil Korrekturen im Nachhinein nur schwer möglich sind. Die Gründe dafür sind etwa der Wechsel von Ansprechpartnern oder Betriebe existieren nicht mehr, weil sie insolvent gegangen sind. Eine umgehende Prüfung ist daher wichtig. Obendrein noch ein Tipp: Wer Rechnungen schnell bezahlt, gilt als Sofortzahler und genießt ein hohes Ansehen. Wie Finetrading Sie dabei unterstützen kann, erfahren Sie hier.

Rechtzeitige Korrektur

Zudem sollte man verspätete Korrekturen von Rechnungen vermeiden. Das rät der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). Steuerzahler müssen auf Nachforderung hohe Zinsen an das Finanzamt zahlen. Das Problem: eine Rechnungskorrektur wirkt nicht zurück. Die Kürzung der Vorsteuer zieht Nachzahlungszinsen von sechs Prozent pro Jahr mit sich. Unnötige Kosten für Betriebe. Eine rückwirkende Rechnungskorrektur kann nur durch den Europäischen Gerichtshof beschlossen werden. Betriebe können unter Hinweis auf das anhängige EU-Verfahren Einspruch gegen die Zinsfestsetzung einlegen.

Moderne Rechnungsstellung

Rechnungen als PDF oder mit Hilfe einer speziellen Software online zu verschicken, setzt sich immer mehr durch. Das Porto wird gespart und der Kunde erhält Rechnungen schneller. Einziger Nachteil ist, dass Privatkunden ihre E-Mails womöglich nicht regelmäßig lesen, Rechnungen also untergehen können. Wichtig ist auch das Design. Das ist schließlich der letzte Eindruck den der Kunde vom Betrieb bekommt. Optisch schön und eventuell sogar mit passender Infobroschüre können Rechnungen per Post oder online ein echter Hingucker sein.