Eine Rechnung richtig schreiben

Kardinalfehler und wie sie sich vermeiden lassen

Das kommt öfters vor als gedacht: Etlichen Firmen unterlaufen formelle und inhaltliche Fehler beim Erstellen der Rechnung. Diese Mängel können teuer werden. Deshalb empfehlen wir auf diese Punkte zu achten:

Pflichtangaben einhalten

Dass Rechnungen schreiben Sorgfalt benötigt, weiß Maschinenbauer Frank S. Der Inhaber von eines mittelständischen Betriebes mit 15 Mitarbeitern hat bei der Steuerprüfung Lehrgeld bezahlt. Grund: Fehlerhafte Rechnungen. Laut Umsatzsteuergesetzes (UStG, Artikel 14) müssen auf einer Rechnung bestimmte Angaben stehen. Zu diesen zählen Steuer- und Rechnungsnummer, Netto- sowie Bruttobetrag. Wer hier nachlässig ist, dem drohen Konsequenzen. Der Empfänger bekommt keine Vorsteuer erstattet, der Rechnungssteller zahlt unnötige Umsatzsteuern. Besonders unangenehm für die Kunden, sie müssen dann mit bis zu 19 Prozent höheren Kosten rechnen.

Kopieren vermeiden

Für das Stellen der Rechnung ist im Maschinenbaubetrieb der Buchhalter zuständig. Um sich Arbeit zu sparen, nutzt er alte Rechnungen als Vorlage. Dabei schleichen sich fehlerhafte Positionen, wie falsche Leistungszeiträume oder Beträge, ein. Auch passiert es ab und zu, dass sie Tippfehler überträgt. Diese Fehler sind zwar verzeihlich, solange die Pflichtangaben eindeutig erkennbar sind. Ärgerlich ist es, wenn der Buchhalter fehlerhaft kopierte Rechnungen und diese an Kunden schickt. Im Idealfall hagelt es sofort Reklamationen. Im dümmsten Fall findet der Finanzamt-Prüfer sie Jahre später.

Rechnungen korrigieren

Fakt ist: Rechnungssteller sind verpflichtet, Fehler zu korrigieren. Dabei stornieren sie die alte Rechnung und kennzeichnen diese als Storno oder Korrektur. Die neue, fehlerlose erhält eine eigene Rechnungsnummer. Jedoch mit einem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung. Der Zusammenhang zum alten Dokument muss deutlich sichtbar sein. Es empfiehlt sich eine Rechnungssoftware oder Vorlagen zu nutzen. Das senkt das Fehlerrisiko.

Rechtzeitige Prüfung

Nicht selten fallen falsche Rechnungen erst nach Jahren auf. Meistens finden Betriebsprüfer die Mängel. Rechnungen einfach abzuheften, reicht daher nicht. Das Problem: Kontrolle findet oft keinen Platz im hektischen Arbeitsalltag. Betriebe verschenken hohe Summen, weil Korrekturen im Nachhinein nur schwer möglich sind. Die Gründe dafür sind etwa der Wechsel von Ansprechpartnern oder Betriebe existieren nicht mehr, weil sie insolvent gegangen sind. Eine umgehende Prüfung ist daher wichtig. Obendrein noch ein Tipp: Wer Rechnungen schnell bezahlt, gilt als Sofortzahler und genießt ein hohes Ansehen. Wie Finetrading Sie dabei unterstützen kann, erfahren Sie hier.

Rechtzeitige Korrektur

Zudem sollte man verspätete Korrekturen von Rechnungen vermeiden. Das rät der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). Steuerzahler müssen auf Nachforderung hohe Zinsen an das Finanzamt zahlen. Das Problem: eine Rechnungskorrektur wirkt nicht zurück. Die Kürzung der Vorsteuer zieht Nachzahlungszinsen von sechs Prozent pro Jahr mit sich. Unnötige Kosten für Betriebe. Eine rückwirkende Rechnungskorrektur kann nur durch den Europäischen Gerichtshof beschlossen werden. Betriebe können unter Hinweis auf das anhängige EU-Verfahren Einspruch gegen die Zinsfestsetzung einlegen.

Moderne Rechnungsstellung

Rechnungen als PDF oder mit Hilfe einer speziellen Software online zu verschicken, setzt sich immer mehr durch. Das Porto wird gespart und der Kunde erhält Rechnungen schneller. Einziger Nachteil ist, dass Privatkunden ihre E-Mails womöglich nicht regelmäßig lesen, Rechnungen also untergehen können. Wichtig ist auch das Design. Das ist schließlich der letzte Eindruck den der Kunde vom Betrieb bekommt. Optisch schön und eventuell sogar mit passender Infobroschüre können Rechnungen per Post oder online ein echter Hingucker sein.

Liquiditätsmanagement: So bleiben Sie flüssig

7 Tipps, damit ihr Unternehmen flüssig bleibt

VON DIRK OLIVER HALLER

Spüren Sie Grau-Lager auf, denn die kosten Geld. Seien es zusätzliche Päckchen Schrauben an der Werkbank oder Extra-Druckerpapier im Büroschrank. Spüren Sie diese Lager auf. Diese werden „grau“ genannt, weil Sie entstehen, wenn es keine klaren Regeln bezüglich Lagerplätzen von Roh-, Halb- und Fertigwaren gibt. Oder kein Bewusstsein dafür, dass diese Regeln einzuhalten sind. Auch ziehen sie Folgekosten nach sich. Blockiert ein Lagergut einen Verkehrsweg, gehen Kollegen Umwege oder die Berufsgenossenschaft bemängelt, dass Fluchtwege zugebaut sind. Im Schadensfall kann das teuer werden.

Schreiben Sie täglich Rechnungen, nicht nur einmal im Monat. Sobald ein Auftrag erledigt ist, geht die Rechnung automatisch raus. Wenn Sie Skonto gewähren ist es clever, dieses als Geldbetrag auszuweisen. So sieht Ihr Kunde sofort, wie viel er spart, wenn er sofort bezahlt. Geht das Geld nicht pünktlich ein, rufen Sie Ihren Kunden persönlich an. Fragen Sie ohne Vorwurf nach dem Grund der säumigen Zahlung. Und bieten Sie Hilfe an, falls Ihr Kunde in Liquiditätsproblemen steckt. Das können Teil- und Ratenzahlungen sein. Vielleicht ist Ihre Rechnung aber auch nur im Trubel unter gegangen.

Zahlen Sie sofort Ihre Rechnungen. Dann können Sie Skonto ziehen und gelten als Sofortzahler, was Ihnen bei künftigen Preisverhandlungen hilft. Viele Firmen gewähren zusätzliche Rabatte, wenn sie keinen Lieferantenkredit geben müssen. Wenn Ihre Kontokorrentlinie bei der Bank dafür nicht ausreicht oder Sie diesen für andere Zwecke als Warenbeschaffung einsetzen wollen, erweitern Sie Ihren Finanzierungsmix. Finetrading ist hier eine immer stärker wachsende Alternative, weil sie Ihnen die Vorteile eines Sofortzahlers bietet – Sie aber bis 120 Tage Zahlungsziel haben.

Die Parteien beim Finetrading
Ablauf eines Finetrading-Geschäfts

Verhandeln Sie Zahlungsmodalitäten. Und lehnen Sie auch mal Aufträge ab, wenn diese nicht lukrativ sind. Speziell bei Neukunden, deren Bonität ungeprüft ist, sollten Sie vorsichtig sein und über Geldflüsse wie Vorauskasse oder Abschlagszahlungen im Vorfeld verhandeln. Auch eine Bankbürgschaft zu fordern, ist bei Kunden mit schwacher Bonität üblich. Wenn die Firma Pleite geht, droht Ihnen ein kompletter Forderungsausfall. Andernfalls ziehen sich Zahlungen Monate lang hin, Sie sind dann die Bank des Kunden. Auch das schadet Ihrer Liquidität.

Senken Sie Ihre Kreditgebühren: Steht ein Großauftrag oder ein umsatzstarkes Saisongeschäft an, suchen Sie für die Warenfinanzierung nach Kreditalternativen zur Hausbank. Grund: Kontokorrent-Überziehungen der sind meist teuer. Und Bewilligungen (gegen zusätzliche Sicherheiten seitens der Bank) ziehen sich oft hin. Meistens sind Angebote auf dem online Kapitalmarkt günstiger als hohe Überziehungszinsen.

Verteilen Sie Großaufträge auf mehrere Schultern. Wer mit einem großen Auftrag mehr als die Hälfte seiner Kapazitäten bindet, handelt fahrlässig. Schaufeln Sie Ressourcen frei, indem Sie sich passende Kooperationspartner suchen. Bedienen Sie mit diesen gemeinsam den Großauftrag. Das wird sich positiv auf Ihr Liquiditätsmanagement auswirken, weil wenn im Streitfall Zahlungen verschleppt werden oder gar ausfallen, ist ihr Delkredererisiko gemindert.

Rechnen Sie richtig, wenn Sie investieren wollen. Folgekosten wie Wartung, Reparatur oder zusätzliches Personal gehen ins Geld. Kalkulieren Sie diese bereits mit ein, wenn Sie Investitionen etwa in Vertrieb oder Maschinenpark vornehmen wollen. Prüfen Sie, ob Sie die Investitionen auch im Falle eines Umsatzrückgangs stemmen können. Falls nicht, dann wählen Sie besser einen Weg über Subunternehmen oder Outsourcing.

7 Tipps, um das Rating zu verbessern

Durch diese Maßnahmen verbessern Sie Ihre Kennzahlen!

VON DIRK OLIVER HALLER

Nutzen Sie Ihre Kreditlinien aus. Im Schnitt sollten Sie jedoch maximal 80 Prozent ausschöpfen und die Linie nicht überziehen. Ist das im Alltagsgeschäft dann doch einmal nötig, sprechen Sie im Vorfeld mit Ihrer Bank. Und erläutern Sie wie und bis wann sie wieder unterhalb der roten Linien sein wollen. Hilfreich ist dabei die Liquidität vorausschauend zu planen. Dabei sollten Sie erwartete Ein- und Auszahlungen gegenüberstellen.

Controlling ist Pflicht. Bedenken Sie: Spätestens, wenn Ihre Bank Planwerte mit tatsächlich erreichten Ist-Zahlen vergleicht, zeigt sich, was Ihre Planungen wert sind. Niemand erwartet hier, dass die Zahlen hinter dem Komma exakt sind – aber die Richtung muss stimmen. Erläutern Sie Gründe für Abweichungen und welche Maßnahmen Sie zum Gegensteuern eingeleitet haben. Eine offene und transparente Informationspolitik stärkt das Vertrauensverhältnis – gerade in unruhigen Zeiten.

Gewähren Sie Blicke hinter die Kulissen. Informieren Sie Ihre Bank unaufgefordert und regelmäßig über wirtschaftliche Entwicklungen Ihres Unternehmens und des Marktes. Legen Sie aktuelle Jahresabschlüsse vor und quartalsweise betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA). Darüber hinaus sollten Sie Abweichungen anschaulich erklären können. Etwa wieso Personalkosten gestiegen sind – weil Sie einen neuen Betriebsleiter eingestellt haben und die Stelle so lange doppelt besetzt ist, bis der Vorgänger in Ruhestand geht. Oder: Die Warenbestände hoch sind, weil Sie bei einem Sonderverkauf zugegriffen haben, um sich günstige Halbfertigwaren zu sichern.

Die Banken von Anfang an mit ins Boot holen!
Informieren Sie die Banken, sobald Sie in Schieflage geraten!

 

 

 

 

 

Reden Sie frühzeitig über Probleme. Banken mögen keine bösen Überraschungen. Bezahlt ein Kunde Sie nicht, weil er Mängel reklamiert oder können Sie nicht liefern, weil es Verzug auf einer Großbaustelle gibt? Dann informieren Sie Ihren Banker frühzeitig über diese Umstände – und nicht erst im Jahresgespräch. Auch, um mit ihm unterjährig zu diskutieren, wie er helfen kann. Etwa um mögliche Liquiditätsengpässe zu überbrücken.

Offenes Ende vermeiden: Besonders bei Investitionen kann eine teure Anschlussfinanzierung Geld kosten – ja Unternehmen existenziell bedrohen. Als Faustregel gilt: Eigenkapital plus das langfristige Fremdkapital auf der Passivseite der Bilanz muss mindestens genauso hoch sein, wie das Anlagevermögen auf der Aktivseite, besser etwas höher. Ist diese Kennzahl kleiner eins, ist ein Teil des Anlagevermögens (zu) kurzfristig finanziert. Banken sind heute offen für Umfinanzierungen. Nutzen Sie das und wandeln Sie kurzfristige Kredite in langfristige Darlehen um. Förderbanken unterstützen diesen Prozess, beispielsweise mit Akutkrediten. Sie übernehmen einen Teil des Kreditrisikos, was die Finanzierung erleichtert.

Finanzbedarf ankündigen. Sprechen Sie Monate im Voraus mit Ihrer Bank, wenn Sie investieren wollen oder größerer Projekte anstehen. Denn oft dauert es Wochen bis Sie tatsächlich über das Geld verfügen können. Die Unterlagen müssen geprüft und bankintern aufbereitet werden, der Antrag muss durch Gremien, Sicherheiten müssen bestellt und das gesamte Vertragswerk geregelt werden. In der Zwischenzeit sind Rechnungen fällig. Entweder Sie vertrösten Lieferanten, was sich negativ auf Ihre Auskünfte auswirkt. Oder Sie nutzen Finetrading, um einen adäquaten Finanzierungsmix herzustellen. Der Warenkredit schont ihre Kreditlinie (bei der Bank), die Sie für große Investitionen nutzen können.

Eigenkapitalquote stärken. Sie ist die wichtigste Kennzahl für die Bank. Und so können Sie diese Quote erhöhen: Lassen Sie Gewinne im Unternehmen stehen (thesaurieren), reduzieren Sie Entnahmen bzw. Ausschüttungen, erhöhen Sie (Privat-)Einlagen, nehmen Sie (stille) Teilhaber (Mezzanine) auf und beteiligen Sie Mitarbeiter. Auch Sale-and-lease-back von Anlagevermögen (an Leasing-Gesellschaft verkaufen und zurückmieten) ist ein Weg, um die EK-Quote zu verbessern.

Finanzierung ohne Bank auf dem Vormarsch

Dauerbrenner Kreditklemme:
Finanzierung ohne Bank auf dem Vormarsch
VON DIRK OLIVER HALLER

„Die Kreditvergabe liegt immer noch deutlich unter dem Vorkrisenniveau von 2007/8“, schreibt dieser Tage Professor Bert Rürup an seine Leser. Der Chefökonom des Handelsblatts analysiert das Verhalten der EZB und erkennt, dass weder der Anstieg der Verbraucherpreise, noch eine belebte Kreditvergaben der Geschäftsbanken im Euroraum die Kerninflation wesentlich vorantreiben.
Dieser Politik, der Verschiebung des Ausstiegs aus ihrer ultraleichten Geldpolitik, schaut der Mittelstand nicht mehr zu. Vorstände und Geschäftsführer deutscher Firmen – viele davon sind in Privatbesitz und familienkontrolliert – suchen und finden Alternativen: Bankenunabhängige Finanzierungen wie Finetrading, Leasing oder Factoring sind längst auf dem Vormarsch.
Für Mittelständler ist Liquiditätssicherung eine ständige Aufgabe. Von liquiden Mitteln, wie Guthaben und nicht ausgeschöpfte Kreditlinien, müssen sie Kredite, Steuern und Abgaben bezahlen – und wollen überdies womöglich Wachstum finanzieren.

Finanzstrategie ist zwingend

Eine knackige Finanzstrategie ist also von Nöten. Und die ist unter ständiger Beobachtung. Sie muss immer wieder neu gedacht und bewertet werden. In der Folge haben Unternehmer heute eine deutlich komplexere Aufgabe vor sich, wenn sie über ihre Firmenfinanzierung nachdenken, als noch vor zehn Jahren.
Offensichtlich ist auch: Wer sich mit Krediten Luft verschaffen muss, hat es häufig schwerer als früher. In einem disruptiven Umfeld sind Banken restriktiver, wie Rürup bestätigt. Für klassische Kredite verlangen sie Sicherheiten, die sie dann auch noch unterschiedlich bewerten. Vor allem Unternehmen mit schlechteren Ratings haben dadurch Probleme, günstige Konditionen abzugreifen. Zudem eröffnet die Digitalisierung neue Wege zu Kapitalgebern und Investoren.

Die Zukunft heißt Kooperation

Der Markt bewegt sich. Das erkennen auch Banken. Deshalb arbeiten immer mehr mit den neuen Marktspielern zusammen. Von solchen Kooperationen erhoffen sich beiden Seiten Dynamik: Die Fintechs schätzen die Sicherheit der klassischen Kreditinstitute. Die Banken wollen von der Innovationskraft der Alternativen profitieren.
Laut GFT-Studie kooperieren mehr als die Hälfte von ihnen (57 Prozent) mit Firmen wie interFin  oder sorgen im eigenen Laden dafür, dass digitale Projekte entstehen. Eine Umfrage der TU Darmstadt bestätigt einen Vorstoß in den Mittelstand. Dreiviertel der befragten Finanzentscheider aus mittelständischen Industriefirmen gaben an, dass sie für kurzfristige Kredite alternative Anbieter in Betracht ziehen.
Ein paar Fakten zur Marktlage: 249 Millionen Euro wurden 2015 über online Plattformen abgerechnet. Wobei der deutsche Kreditmarkt in Summe etwa 125 Milliarden Euro beträgt. Immerhin 5,4 Milliarden Euro liefen über alle möglichen alternativen Finanzierungsformen – wie etwa Finetrading.

Alternative Finanzierungsformen gewinnen immer mehr an Bedeutung
Längst sind die Banken nicht mehr die einzigen Anlaufstellen, wenn es um die Finanzierung mittelständischer Unternehmen geht.

Die gängigsten Irrtümer zum Finetrading

Wir räumen auf: Mit den gängigsten Irrtümern zum Finetrading

Finetrading kommt aus Großbritannien und ist im angelsächsischen Raum weit verbreitet. Seit einigen Jahren ist die Alternative zum Kredit auch in Deutschland angekommen. Doch wie es oft bei importierten Dienstleistungen ist, verbreiten sich Irrtümer rasant. Unsere Liste räumt mit Fake News zum Thema Finetrading auf.

Irrtum: Finetrading ist kompliziert.
Richtig ist:
Finetrading ist ein schlichter Warenkredit. Sie als Kunde sagen dem Finetrader, welche Ware Sie zu welchem Preis bei welchem Lieferanten kaufen möchten. Sie sind Chef im Ring. Der Finetrader kauft bei Ihrem Lieferanten und verkauft direkt an Sie weiter. Das war´s.

Irrtum: Finetrading ist teuer.
Richtig ist:
Wer sein Zahlungsziel komplett ausnutzt, den erwarten höhere Gebühren als Frühzahler. Wer hingegen vorzeitigig an den Finetrader zahlt – und bei seinem Lieferanten statt langem Zahlungsziel ein hohes Skonto vereinbart – kann richtig Geld sparen. Finetrading kann dann sogar günstiger sein als ein Bankkredit.

Irrtum: In Zeiten der Niedrigzinsen bekomme ich immer Geld von meiner Bank.
Richtig ist:
Das wissen nur Sie. Aber mit Finetrading schonen Sie Ihre Kreditlinie bei der Hausbank. Somit können Sie diese für größere Investitionen nutzen. Finetrading ist eine ideale Ergänzung im Finanzierungsmix, weil Sie Ihre Bank nicht wegen kurzfristiger KK-Überschreitungen beanspruchen müssen.

Irrtum: Finetrading ist nur für Firmen, die kurz vor der Pleite stehen.
Richtig ist:
Finetrader wie die Deutsche Finetrading AG haben etlichen Firmen geholfen, bei denen ein Insolvenzverfahren drohte oder eröffnet wurde. Es gibt viele Beispiele, bei denen die in Schieflage geratenen Firmen durch Einsatz von Finetrading ihre Werte bei der Creditreform nachhaltig verbessert haben.

Irrtum: Ich muss mich zwischen Bankkredit und Finetrading entscheiden.
Richtig ist:
Finetrading ist eine Alternative. Sie ist Teil eines gesunden Finanzierungsmix, der aus Darlehen, Kontokorrentkredit, Leasing und Factoring bestehen kann.

Irrtum: Finetrader wollen Sicherheiten, wie eine Bank.
Richtig ist:
Der Finetrader prüft Ihre Bonität, wie jede Bank – aber wir entscheiden schneller. Uns reichen Auskünfte der Kreditversicherer und aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie die jüngsten Bilanzen. Dafür wollen wir keine Grundschuld oder Bürgschaft.

Irrtum: Die Ware muss über Deutschland speditiert werden.
Richtig ist:
Finetrading ist ein Streckengeschäft. Wenn Sie etwa in China eine Maschine kaufen, können Sie diese direkt nach Südafrika liefern lassen. Ohne, dass die Fracht zu irgendeinem Zeitpunkt in Deutschland sein muss.

Irrtum: Bei Finetrading verliere ich Garantieansprüche.
Richtig ist:
Der Finetrader tritt alle Gewährleistungs- und Garantieansprüche direkt an Sie als Kunden ab. Die Ware gehört dem Finetrader nur eine symbolische Sekunde lang. Danach sind Sie Eigentümer der georderten Ware. Mit allen Rechten und Pflichten.

Irrtum: Wenn ich fine trade, kann ich nicht mit dem Lieferanten verhandeln.
Richtig ist:
Sie können viel besser mit Ihrem Lieferanten verhandeln. Mit Finetrading werden Sie zum Sofortzahler. Das verbessert Ihre Verhandlungsposition deutlich. Viele Finetrade-Kunden haben dadurch höherer Rabatte erzielt und ihre Kredit-Bewertung verbessert.